Comunicación y coopetitividad. Fases a seguir para crear un proyecto a partir de una necesidad

Existen todavía muchas piedras en el camino de los directores de equipos o gestores de proyectos, y es mucha la basura acumulada en los bordes del mismo, pero eso no significa que el camino no sea transitable.

Aprender lo antes posible a trabajar por proyectos y saber dirigir a las personas que deben conformar el mismo significa generar oportunidades en el ámbito empresarial, para ello sólo hay que abordarlos desde el optimismo y el realismo.

Comunicación y coopetitividad. Generar proyectos necesita de flexibilidad ante los cambios en el entorno empresarial. Gestionar proyectos y dirigir personas genera oportunidades en el entorno empresarial

Comunicación y coopetitividad. Generar proyectos necesita de flexibilidad ante los cambios en el entorno empresarial

El 80% de los problemas en las organizaciones se produce básicamente por el desconocimiento de dos aspectos generales que debería animar a las empresas a iniciar desde YA un proceso de cambio:

  1. Aspecto Realista:
  • La indefinición de qué es un proyecto, de dónde nacen y cuáles son sus procesos.
  • Escaso conocimiento de las personas y de las organizaciones humanas.
  1. Aspecto Optimista:
  • Son problemas predecibles y controlables, se pueden introducir medidas de contención que eviten o mitiguen los efectos negativos.
  • Por lo tanto, solucionables a corto plazo.

Para ser realista lo primero que se debe hacer es intentar dar respuesta a la primera consideración general:

¿Qué es un proyecto?

Un plan de trabajo con acciones coordinadas que surge por la exigencia de satisfacer necesidades humanas, necesidades de los clientes que van cambiando a lo largo del tiempo.

¿De dónde nacen?

Si estamos de acuerdo con que el cambio es el generador de necesidades y que la era que vivimos implica un constante cambio; resulta obvio pensar que la generación de nuevas necesidades va a ser lo único constante.

Esto significa que saber transformar las viejas necesidades de los clientes así como aprender a generar y gestionar correctamente proyectos, es una cuestión vital para la continuidad de las empresas.

De este modo, la detección de necesidades de los clientes, se ha convertido en el motor principal de la generación de proyectos. Y cuando hablo de cliente, no sólo me refiero al externo: consumidores, proveedores, sociedad en general,…sino también al interno: empleados-colaboradores-trabajadores…

¿Cuáles son sus procesos?

Primero se detecta una necesidad y luego el manager decide si es conveniente satisfacerla o no. Si la respuesta es positiva: se organiza un proyecto con el fin de satisfacerla.

Las necesidades funcionales de los proyectos son las más fácilmente identificables, es decir, poder describir “grosso modo” qué necesitaría desarrollar ese proyecto para poder satisfacer las necesidades detectadas. Cuando esto queda suficientemente claro, se puede pasar a determinar los requerimientos técnicos.

Por lo tanto, podemos intuir que para organizar convenientemente un proyecto es necesario entender todo el proceso de principio a finevitar problemas desde el inicio, para no condenarlo al fracaso o para que no resulte ineficiente, lo que implicaría un enorme desgaste físico y emocional de las personas que participaran en él.

Fases a seguir para crear un proyecto a partir de una necesidad

source: www.fao.org

¿Qué tipo de necesidades hay?

Reconocer las nuevas necesidades, requiere un esfuerzo consciente. Las organizaciones como primer ejercicio debería destinar parte de su esfuerzo a preguntarse constantemente:

¿Cuáles son las necesidades de nuestros clientes? ¿Han  cambiado en algo?

Estaremos de acuerdo en que, dentro de las empresas, el proceso de obtención, filtrado y gestión de las informaciones se convierte en el eje crucial para mantener viva la empresa.

Sin información actualizada y un adecuado proceso de comunicación interna y externa, no surge la detección de necesidades nuevas, por lo tanto, no surgen proyectos nuevos y no se necesitan personas, la empresa se anquilosa y acaba desapareciendo.

No es fácil reconocer las nuevas necesidades, estamos tan acostumbrados a no cambiar, a no demandar y a seguir actuando de la misma manera “porque siempre nos ha funcionado”, que detectar cuándo es necesario cambiar o cuándo las viejas y sistemáticas fórmulas ya no funcionan, es complicado.

Algunas Soluciones:

  1. Establecer procedimientos de detección sistemática de necesidades. Aquí el departamento de marketing, ventas y recursos humanos, tiene mucho que decir y hacer: generar informes periódicos sobre la percepción de las necesidades del cliente debe ser una tarea rutinaria. Y no sólo la detección sino la anticipación a las necesidades futuras como un ejercicio consciente, descriptivo, que no se quede en la superficie, que aporte información valiosa para la toma de decisiones y que sea continuamente reevaluado.

Esta fase sobre la que se suele pasar de  puntillas, es clave,  porque si no se ha realizado un estudio profundo, no podremos determinar concretamente qué debemos hacer para satisfacer esa necesidad, no tendremos los requerimientos funcionales correctamente asignados y la viabilidad del proyecto disminuirá.

  1. La formulación de necesidades es la otra base sobre la que trabajar:
  • Pedirles a los clientes que traten de “vivir” la necesidad, que hagan el esfuerzo de definirla al máximo. Normalmente tenemos la sensación, el sentimiento, de que necesitamos “algo”, pero definimos de forma vaga ese “algo”, y debemos hacer una descripción lo más técnica posible:

“No tengo claro lo que quiero, pero en cuanto lo vea, lo sabré”

  • Formular numerosas preguntas sobre la “necesidad” para poder verla desde diferentes puntos de vista y obtener una visión global, multidimensional.
  • Realizar una investigación a fondo para comprender esa necesidad.
  • Reformular la necesidad en base a la información obtenida.
  • Provocar una reevaluación por parte de los clientes sobre la “re-formulación” de esa necesidad, para no acabar viendo sólo las propias necesidades detectadas por el personal interno de la organización.

Hay que tomar estos pasos como un “continuum” ya que el entorno nunca es el mismo, cambia, avanza…de modo que al reformular la necesidad y sus requerimientos, es imprescindible pensar, que surgirán otras nuevos requerimientos, por ejemplo:

  • Nuevos actantes: rotación de personal por requerimientos técnicos, lo que genera una nueva ronda de interacciones, ya que aportan una visión y/o perspectiva del proyecto diferente.
  • Reasignación de presupuesto: que generará más costes.
  • Cambios tecnológicos: hay que reconocer la influencia de la tecnología en el proceso de innovación y reajustes de las necesidades.
  • Readaptaciones al entorno: nueva legislación, impuestos, producto sustitutivo,…
Comunicación y coopetitividad. Generar proyectos necesita de flexibilidad ante los cambios en el entorno empresarial

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La naturaleza dinámica de las necesidades, obliga a una flexibilidad en la organización de los proyectos

Y la mayor barrera a vencer es considerar que: “el cliente no sabe lo que quiere” “es demasiado voluble” “no se conforman nunca”, etc. Esta actitud crítica llevará a la ineficacia. Paciencia y autocontrol son la clave.

Solución: hablar con el cliente y GUIARLE. Al trabajar estrechamente con ellos, se identificarán antes las posibilidades de satisfacer esa necesidad y averiguar los límites con los que el cliente se sentirá satisfecho.

Consecuencia: el equipo que coopite en el proyecto estará más capacitado, dispondrá de mayor información y más directa, para aproximar sus definiciones y elaborar un proyecto con mayor probabilidad de éxito hacia el cliente. Y el cliente se sentirá más vinculado y comprometido con el producto.

Flexibilidad, preparación técnica y coopetitividad son los tres factores que pueden garantizar la correcta dirección de proyectos.

Identificar las necesidades del cliente, conocer cómo gestionar los recursos humanos y poder generar la estructura más idónea para cada proyecto es lo único que permitirá el éxito 360º, o lo que es lo mismo, a nivel individual, grupal y organizacional.

Para ello, o bien se forma y se capacita al personal interno, favoreciendo entornos de comunicación activa. O bien se introducen perfiles profesionales facilitadores, como el Social Care Manager para que formen parte de los equipos de la organización.

En Aquínolluevesobremojado30.com podemos ayudarte a garantizar un entorno colaborativo gracias a nuestra experiencia en comunicación y coopetitividad H2H, aspectos básicos en la correcta dirección y gestión por proyectos.

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